Retur til forsiden

 

 

Privatlivspolitik for Grundejerforeningen Grævlingehøj

opdateret 1/4 - 2019

 

 

 

1-Privatlivspolitik

 

2-GDPR Personoplysninger

 

3-Fortegnelse over behandling af personoplysninger

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

G/F Grævlingehøjs dataansvar

Vi opbevarer personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

 

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Det drejer sig kun om personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

G/F Grævlingehøj er dataansvarlig, og vi sikrer, at medlemmernes personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

 

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Marianne Frost

Adresse: Grævlingehøjvej 48, 3300 Frederiksværk
CVR:
35501029

Telefonnr.: 21209093
Mail: marianne@frost.eu
Website: www.graevlingehoej.dk

 

Behandling af personoplysninger

·     Vi behandler følgende personoplysninger: Medlemsoplysninger: Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer,           e-mailadresse, betalingsdato for kontingent, udmeldelsesdato

 

Her indsamler vi oplysninger fra

·     Vi får oplysningerne fra dig.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

·                                       Vi bruger dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

 

Lovlige grunde til behandling er særligt:

·       Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger    (interesseafvejningsreglen)

·                                         Behandling med samtykke

 

Formålene: Formål med behandling af medlemsoplysninger:

·                                         Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

·                                         Administration af din relation til os

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

 

·                     Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

·                     Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

·                     Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre aktiviteter

·                     Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

·       Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode på 2 år efter din udmeldelse af foreningen

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger som medlem af foreningen:

 

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

   Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

·                                         Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

·                                         Retten til indsigt i egne personoplysninger

·                                         Retten til berigtigelse

·                                         Retten til sletning

 

·                                         Retten til begrænsning af behandling

·                                         Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

·                                         Retten til indsigelse

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside www.graevlingehoej.dk. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

Retur til top

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Personoplysninger i Grundejerforeningen Grævlingehøj

Vi anvender følgende systemer:

Excel & Microsoft Front Page

Hvordan er vores privatlivspolitik gjort lettilgængelig:

På hjemmesiden: www.graevlingehoej.dk

Persondata som registreres:

Navn, adresse, telefon, mobil, e-mail

Med hvilket formål behandles oplysningerne:

Personoplysninger indsamles til udsendelse af invitationer og information omkring grundejerforeningens aktiviteter

Hvem har adgang:

Bestyrelsen og web-master

Slettefrist for persondata:

Slettes 2 år efter udmelding

Sker der videregivelse:

Der sker ingen videregivelse til andre systemer.

 

 

      Retur til top

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Grundejerforeningen Grævlingehøj

Fortegnelse over behandling af personoplysninger

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler G/F Grævlingehøj i medfør af persondataforordningen

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:

Grundejerforeningen Grævlingehøj, c/o Kasserer Stig Wessberg, Skinderskovvej 79, 2730 Herlev, CVR. 35149511

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 5. marts 2019

1.

Hvem har ansvaret for       databeskyttelse i foreningen?

Følgende bestyrelsesmedlemmer:

  • Formand Marianne Frost
  • Kasserer Stig Wessberg
  • Signe Birkbøll
  • Keld Jepsen
  • Peter Jakobsen
  • Webmaster Aage Petersen

2.

Hvad er formålene med behandlingen?

Varetagelse af medlemsforhold, herunder kommunikation, generalforsamlinger og kontingent- opkrævning

3.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

a) Navn

b) Mailadresse

c) Telefon
d) Adresse

4.

Hvem behandler vi op- lysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

a) Medlemmer

5.

Hvem videregives oplysningerne til?

a) Oplysninger videregives ikke.

6.

Hvornår sletter vi per- sonoplysninger i

foreningen?

Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 2 år efter tilhørsforholdets ophør.

7.

Hvordan opbevarer vi personoplysninger i

foreningen?

Vi opbevarer alle personoplysninger på foreningens excel, der er beskyttet af password, og hvortil kun bestyrelsesmedlemmer, der har ansvaret for databeskyttelse i foreningen, har adgang. Derudover har webmaster adgang til mailadresser via Microsoft Front Page, for at kunne udsende e-mails.

8.

Hvad skal vi gøre, hvis der

sker brud på persondata-

Sikkerheden?

 

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, drøfter vi eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

 

9.

Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

 

Vores IT-system kan følgende:
Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt

Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:

  1. a)  At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.
  2. b)  At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
  3. c)  At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.

  

     Retur til top